各乡镇社会事务办公室:

　　为进一步加强社会救助档案管理，建立健全、规范档案管理机制，根据根据《中华人民共和国档案法》、《社会救助暂行办法》（国务院令第649号）、《湖南省民政厅关于印发〈湖南省最低生活保障审核确认办法〉的通知》（湘民发〔2021〕34号）、《湖南省民政厅关于印发〈湖南省特困人员认定办法〉的通知》（湘民发〔2021〕35号）等有关文件精神，现就进一步加强我县社会救助档案管理工作通知如下：

　　一、社会救助档案管理原则和目标

　　社会救助档案管理遵循分级管理、乡镇为主的原则。县民政局负责对全县社会救助档案工作进行监督、指导。乡镇人民政府社会事务办公室具体负责社会救助档案的整理、归档、存档工作。要做到社会救助对象全部建档,日常管理随时归档；档案整理统一规范,档案保管安全有序,切实做到一户一档、一村（居）一盒、一乡镇一室，形成县、乡（镇）、村（居）三级档案管理体系。

　　二、社会救助档案分类管理

　　（一）纸质档案分为审核确认类和日常管理类

　　1、审核确认类档案材料内容包括:

　　（1）南县最低生活保障申请审批表；（2）南县特困供养人员申请审批表；（3）南县临时救助申请审批表。

　　县民政局负责保管社会救助工作督导检查、宣传培训、审核确认会议纪要、定期抽查、资金发放等监督指导过程形成的全部文件材料。

　　乡镇社会事务办公室负责保管社会救助对象申请受理、信息比对、入户调查、收入核算、民主评议、公开公示、审核确认（审核确认权限下放乡镇）、动态管理、佐证材料、备案（含近亲属备案）以及定期复核工作中形成的全部文件材料。

　　村（居）委会负责保管社会救助对象花名册、公开公示以及民主评议等材料。

　　2、日常管理类档案材料内容:

　　（1）上级机关来文、本级发文；（2）城乡低保对象、特困供养对象、临时救助对象花名册;（3）城乡低保、特困供养、临时救助资金发放表；（4）会议记录；（5）举报投诉处理记录；（6）来信来访记录。

　　（二）电子档案管理类

　　全县社会救助统一应用“湖南省社会救助信息管理系统”平台，县、乡两级工作人员应当妥善保管登录密码，严格按照业务流程和权限进行操作。为确保社会救助对象个人信息安全，不得通过微信、邮箱等网络媒体传输最低生活保障电子档案，不得将社会救助电子档案存储在接入互联网等无安全措施的电脑或存储设备。

　　三、社会救助档案管理时限

　　城乡低保、特困供养纸质档案以户为单位进行整理，保障对象资料应当在完成审核确认后30日内整理归档，保管期限为该对象停止救助（含死亡）后不少于３年，有条件的乡镇可永久保存；临时救助纸质档案保管期限为归档完成后不少于10年；日常管理类档案按文书档案的整理方法整理，保管期限不少于5年；资金拨付档案保管期为长期；电子档案保管期限参照国家、省、市有关规定执行。

　　四、社会救助档案查阅管理

　　各乡镇社会事务办公室应当明确档案保管人员，建立档案查阅、借阅制度，切实加强社会救助保障对象个人信息保护工作。社会救助保障对象档案仅限于当场查阅、摘抄和复印，严禁对档案进行涂改、抽换、圈划、批注或者造成污染、损毁。保障对象当事人可以凭身份证件查阅、复印本人档案；各级人民法院、人民检察院、公安、国家安全、纪检监察、审计等机关单位因公务需要可以凭单位介绍信，律师凭律师执业证书和律师事务所证明，经领导批准后方可查阅、借阅档案；各乡镇社会事务办公室应当对归还的档案进行清点核对，对档案摘抄件或复印件标注“摘抄件”或“复印件”等字样，并加盖保管单位印章。

　　四、社会救助档案工作人员基本职责

　　（一）认真学习档案管理办法，不断提高政治、业务素质，严格执行社会救助档案工作的各项法规、规章、制度。

　　（二）负责社会救助工作中形成的具有保存和使用价值的专门档案材料进行收集、整理、鉴定、归档。

　　（三）严守保密纪律，对社会救助档案中涉及的个人隐私、工作机密等重要内容，不得随意公开。

　　（四）妥善保管各类档案，做好档案的“九防”措施，即防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防潮、防高温、防强光、防有害气体。

　　（五）建立健全档案工作的管理、查阅、登记、销毁等制度，严格按照制度办事。

　　五、工作要求

　　（一）切实加强领导。各乡镇社会事务办公室要切实加强社会救助档案管理工作的领导，进一步建立健全领导责任制和工作责任制，做到责任到位、措施到位、管理到位。要配备专门的社会救助档案室，要有社会救助档案专柜,安排专人管理。归档的材料应当真实准确、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备、具有保存价值。需经单位审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后方能归档。

　　（二）加快信息化建设。各乡镇社会事务办公室要全面应用社会救助信息管理系统进行最低生活保障、特困供养人员、临时救助的审核确认和动态调整，建立电子信息档案，将纸质档案和电子档案两者同步进行管理，保持一致。

　　（三）加强业务培训。乡镇社会事务办公室要加强对村（居）的档案资料收集工作业务指导，凡是资料不齐全、程序不到位、填写不认真和有逻辑错误的资料，一律不能入档。

　　（四）强化考核，建立长效机制。根据困难群众基本生活救助工作绩效评价办法，县民政局将各乡镇档案规范化管理工作列为民政考核工作内容，作为年度综合考核评先评优的一项重要依据。

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